– Niejednokrotnie rozmawiając z pracownikami i ich szefami słyszę, że wynagrodzenie dodatkowe jest uznaniowe. Co to znaczy? Przecież uznajemy, że wszyscy w pracy staramy się wykonywać ją prawidłowo, warto zmienić to na podejście skoncentrowane na konkretnych zadaniach – podkreśla Karolina Starula w rozmowie z Pawłem Lewandowskim z portalu „Biznes z klasą”. Właścicielka firmy NOX, która specjalizuje się w tworzeniu systemów motywacyjnych, opowiedziała nam o konkursach dla pracowników i zdrowej rywalizacji w firmie.
Zmniejszająca się motywacja pracowników, chociażby ze względu na rutynę, to problem niejednego szefa. Jak można systemowo podejść do tego zagadnienia?
Tak, to duże wyzwanie, a jednocześnie niezwykle istotny temat dla właściwego funkcjonowania firmy. Zbudowanie zespołu wraz ze znalezieniem optymalnego systemu motywacyjnego to kluczowe zadanie wielu menadżerów i właścicieli, które nie jest jednorazowe i wymaga ciągłej, intensywnej pracy. Z mojego doświadczania wynika, iż należy przede wszystkim zastanowić się, co ma być wspólnym celem zespołu oraz firmy i przedstawić to w taki sposób, aby było jasne, osiągalne oraz czytelne dla wszystkich pracowników. Niezmiennie, sprawdza się podstawowa zasada SMART, która mówi, że cel musi być jasny, mierzalny, istotny i określony w czasie. Najczęściej są to zasady miesięczne, gdyż łatwiej monitorować cel w mniejszej jednostce czasu i dostosować do niego finanse, przeznaczone na nagrodzenie wysiłku pracowników. Ponadto cel musi być zakomunikowany w jasny sposób. Mogą być to określone zadania, cele liczbowe lub dany, konkretny rezultat przedstawiony w taki sposób, aby uzmysławiał pracownikom, iż ich praca jest ważna dla całej firmy. Moje podejście do systemów motywacyjnych od zawsze jest realizowane w kilku etapach. Etap pierwszy – co dokładnie chcemy zrealizować – np. sprzedać określoną ilość produktu, zwiększyć liczbę zamówień lub rotacji jakiegoś towaru. Następnie należy zastanowić się, jak podzielimy ten cel – z doświadczenia wiem, że warto uwzględnić czas pracy wszystkich osób realizujących zdanie. Pomyślmy, czy pracując 30 godzin w danym miesiącu nad zadaniem, powinnam sprzedać tyle samo zestawów śniadaniowych co koleżanka, która ma 60 godzin? Podzielenie celu – w adekwatny do wymiaru pracy sposób – zwiększy możliwość jego osiągnięcia, a tym samym przybliży wszystkich do realizacji, a zatem stanie się motywujące i realne. Następnie określamy, ile mamy na to czasu – możemy robić coś przez kwartał, ale warto poszukać rozwiązania krótszego, równoległego do czasu wypłaty wynagrodzenia, bo tym samym przyzwyczajamy pracowników do równomiernej pracy, ciągłości.
Trzeba jasno określić cele (fot. stock.adobe.com)
I najważniejsze – jednoznaczność. Niejednokrotnie rozmawiając z pracownikami i ich szefami słyszę, że wynagrodzenie dodatkowe jest uznaniowe. Co to znaczy? Przecież uznajemy, że wszyscy w pracy staramy się wykonywać ją prawidłowo, warto zmienić to na podejście skoncentrowane na konkretnych zadaniach. Niejednoczenie pracowaliśmy nad poprawą jakości obsługi klienta, rozkładając systemy motywacyjne na małe zadania, takie jak zwiększenie dosprzedaży lub poprawienie punktualności pracowników. Trudne zadanie można maksymalnie uprościć, przekładając je na małe etapy dające określony rezultat. Co tyczy się zaś nagrody, jaką oferuję właśnie w ramach moich systemów motywacyjnych, zawsze doradzam dwa rozwiązania materialne, czyli pieniądze – bony, ale również nagrody rzeczowe. Niejednokrotnie pieniądze zdobywane w ramach dodatkowego wynagrodzenia są przeznaczane na podstawowe potrzeby pracowników i pomijają przełożenie ich nad nagrody rzeczowe jak np. konsola do gier, voucher do spa, lot w tunelu aerodynamicznym i inne, zależące od zasobności portfela przełożonego. Warto pamiętać, iż często sama rywalizacja między pracownikami o to, kto osiągnie lepszy rezultat, już jest satysfakcjonująca i w dużym stopniu zachęca do działania. I tak właśnie tworzę – wspólnie z moimi klientami – systemy motywacyjne, powtarzalne, a przede wszystkie przynoszące atrakcyjne wyniki dla firmy oraz pracowników.
Jakie są największe atuty stosowania formy konkursowej?
Atutów jest naprawdę wiele. W zależności od priorytetów danej firmy, można je klasyfikować w dowolny sposób. Ogromnym atutem jest możliwość dynamicznych zmian i modyfikowania celów, gdyż zgodnie z formą konkursową organizator może w dowolny sposób wprowadzać zmiany w formule. Na przykład, miesiąc okazuje się być kiepski, bo dużo pracowników choruje, obok jest remont i odwiedza nas mniej klientów lub mieliśmy opóźnione dostawy danego produktu. Zmniejszamy wtedy cel lub odwrotnie – okazuje się że dane działanie jest znacznie bardziej dochodowe dla firmy i modyfikujemy nagrodę, zwiększając kwoty dla nagrodzonych. Tym samym dynamicznie odpowiadamy na potrzeby zespołu, mobilizując do działania. Ponadto atrakcyjna jest również forma rozliczenia, gdyż odbywa się pomiędzy mną, a firmą na podstawie faktury VAT, co stanowi 100 proc. kosztu kwalifikowalnego. Warte uwagi jest również, iż w regulaminie konkursowym zawieramy istotne dla firmy elementy. Dyskwalifikację w konkursie może oznaczać nieterminowe rozliczenie faktur lub więcej niż np. trzy skargi od klientów na brak uprzejmości kelnera. Wszystko tutaj jest bardziej ludzkie, praktyczne, a i warto przyznać korzystniejsze finansowo również dla pracownika.
Ile trwa konkurs?
Zazwyczaj konkursy trwają cyklicznie ze wznowieniem co miesiąc i określeniem nowych warunków. Realizujemy również konkursy kwartalne i roczne, a nawet tygodniowe. Wszystko zależy od potrzeby firmy, jest to zupełnie elastyczny element, który wspólnie ustalamy na etapie planowania działań konkursowych.
Jak dużą trzeba mieć ekipę pracowników, żeby wprowadzanie programu motywacyjnego miało sens i przyniosło pożądane efekty?
Oczywiście im więcej osób tym lepiej, bo wzmaga to żyłkę rywalizacji, a przecież to jest naczelną istotą konkursu, ale oczywiście realizuję zlecenia dla zespołów kilkuosobowych, gdyż nie ma tak naprawdę granicznej liczby, istotna natomiast jest mierzalność, gdyż nie możemy nagradzać za zadania, których wykonanie nie jest widoczne i równe dla wszystkich. Na przykład nie możemy ustalić konkursu w restauracji na ilość uśmiechów do klientów w czasie powitania, ale już na ilość doprzedaży napojów lub deserów na jednym paragonie jak najbardziej tak.
Każde przedsiębiorstwo posiada swoją specyfikę. Czy systemy motywacyjne można swobodnie modyfikować? Co jest konieczne przed przystąpieniem do programu motywacyjnego?
Oczywiście, tak jak wspomniałam jest to jedna z większych atrakcyjności konkursu w stosunku do standardowego systemu motywacyjnego, co stanowi ogromną przewagę w porównaniu z normatywnymi zapisami. Zgodnie z zawartą umową staramy się zawsze dokonywać zmian maksymalnie korzystnych dla uczestników konkursu, ale warto również mieć na względzie pracodawcę, który jest bardzo często zapomniany przez otoczenie biznesowe, podatkowe, a w przypadku konkursowych systemów motywujących właśnie to dostosowanie do warunków przedsiębiorstwa stanowi ogromną przewagę.
Zdrowa rywalizacja motywuje (fot. stock.adobe.com)
Przed przystąpieniem do stworzenia systemu motywacyjnego niezbędne jest wypełnienie krótkiego formularza, który obrazuje nam specyfikę pracy, cele przedsiębiorstwa, a także dotychczasowe zasady współpracy oraz oczekiwania. Osobiście uważam, iż warto również omówić nowy system z pracownikami w momencie rozpoczęcia konkursu. Pamiętajmy, że proces zmian to jeden z najbardziej stresujących aspektów pracy i warto przeprowadzić go jak najspokojniej, obrazowo oraz wyjaśnić pracownikom nowe zasady. Następnie wspólnie przygotowujemy regulamin oraz system, który może być kalkulatorem stawek, procentowym udziałem w danej wartości. Równie istotne jest wspólne określenie budżetu i celów, gdyż należy je planować w osiągalny dla danej grupy uczestników sposób oraz, co i istotne, ustalić sposób ich komunikacji wraz z postępem realizacji, gdyż oprócz znajomości co konkretnie mamy zrobić, aby otrzymać nagrodę konkursową warto, by uczestnik konkursu wiedział, jak mu idzie. Może to być ranking, tablica, na której wywieszane są wyniki, korespondencja mailowa lub program, którym na co dzień posługują się pracownicy i dysponujemy takim raportem.
Czy o wyniki finansowe firmy, przy zastosowaniu systemu motywacyjnego, możemy być spokojni?
Więcej niż spokojni – zadowoleni i pewni tego, że stać nas na nagradzanie naszego zespołu. Określamy maksymalny pułap, analizujemy dotychczasowe wyniki, dobierając maksymalnie realne, ale niebanalne cele, otrzymujemy fakturę i mamy zmotywowany zespół, który wie co, jak i na kiedy zrobić. Moja firma działa od lat, nagradzaliśmy setki pracowników i praktycznie każda współpraca z przedsiębiorstwami jest wieloletnia.
KAROLINA STARULA
Właścicielka firmy NOX, posiada duży staż menadżerski w firmach telekomunikacyjnych. Specjalistka w budowaniu systemów zarządzania oraz motywowania zespołów.