Sztuka tworzenia prezentacji i przemówień to cenna umiejętność. Przekonując do swojego projektu, zachęcając pracowników do zmiany formuły, czy wygłaszając prelekcję, chcemy być skuteczni. Nie każdy posiada jednakże naturalny talent do zwięzłego formułowania myśli. Dla wielu z nas takie wystąpienie jest sporym wyzwaniem. Przemysław Kutnyj w książce „Szkoła retoryki” doradza nie tylko „Jak przekonująco przemawiać, dyskutować i pisać”, ale i unikać błędów.
Pochylając się nad przygotowaniem treści, którą chcemy przekazać, warto odpowiedzieć sobie na podstawowe pytania. Po co przygotowujemy naszą prezentację i o czym będziemy mówić? Struktura wystąpienia zależy bowiem od celu, jaki chcemy osiągnąć. Podczas prowadzenia szkolenia koncentrujemy się na faktach, a więc funkcji informacyjnej. Gdy przekonujemy do naszego projektu, sięgamy po argumenty związane z użytecznością i zachęcamy do dokonania wyboru. Tutaj chodzi o funkcję perswazyjną. Wystąpienie może mieć również charakter rozrywkowy. Z humorem w świecie biznesu, czy nauki, należy jednak postępować ostrożnie. Wielu mówców już na samym początku rzuca jakiś żart, by rozluźnić atmosferę. Dowcip może być wpleciony w krótką autoprezentację. Unikajmy jednak żartów, które mogą zostać niezrozumiane lub źle odebrane. To nie stand-up, gdzie na scenie wszystkie chwyty są dozwolone.
Jak złapać lepszy kontakt z odbiorcami?
Pamiętajmy, że audytoria różnią się od siebie pod względem wieku, wykształcenia, specyfiki środowiska. Musimy odpowiedzieć sobie na pytanie, do kogo kierujemy nasze treści. Warto określić uśredniony profil osoby, którą będziemy informować, przekonywać itd. Inaczej zwrócimy się do pokolenia płatków śniegu, czyli młodej generacji, a w inny sposób przygotujemy treść dla branżowych wyjadaczy w dojrzałym wieku. Złapanie dobrego kontaktu z odbiorcami powinno odbyć się już na wstępie naszej prezentacji. W końcu chcemy skupić uwagę audytorium. W dobie dyskretnego spoglądania na smartfony, które naturalnie rozpraszają uwagę, nie jest to zadanie łatwe. Pomaga znalezienie miejsc wspólnych. To elementy odwołujące się do przeżyć, które łączą przemawiającego z odbiorcami.
fot. Wydawnictwo Onepress
Opowiadając krótką anegdotkę, możemy zbliżyć się do audytorium. Wykorzystanie odniesienia do kultowej w pewnym środowisku książki czy filmu, również jest dobrym pomysłem. Nie stylizujmy na siłę. Jeśli od audytorium dzielą nas dekady, bądźmy ostrożni z wykorzystaniem memów i multimediów bliskich młodemu pokoleniu. Nie chcemy w końcu wywołać uśmiechu politowania lub wręcz reakcji niechęci. Niezależnie od wieku naszych odbiorców – podczas całej prezentacji – nie poruszajmy tematów takich jak: seks, polityka czy religia. Nie zamierzamy w końcu wzbudzać kontrowersji i odciągać uwagi od wątku głównego prezentacji.
Język w prezentacji
Gdy nawiązaliśmy już dobry kontakt z odbiorcami, przechodzimy do sedna. Omawiamy problem i prezentujemy rozwiązanie. W przypadku mowy motywacyjnej po zaznajomieniu audytorium z sytuacją odwołujemy się do korzyści, jakie odniesie każdy z uczestników projektu. Musimy też ustosunkować się do obaw, które może wywołać zmiana w firmie. Ważne, żeby podczas procesu komunikacji używać zrozumiałego języka. Nie wtrącamy regionalizmów. Na przykład na północy Polski możemy być kompletnie niezrozumiani, używając elementów gwary śląskiej. Unikajmy określeń slangowych, potocznego języka. Komunikując się ze środowiskiem akademickim, nie używajmy słów charakterystycznych dla języka korporacji i odwrotnie. Nasi odbiorcy nie powinni siedzieć w słowniku na telefonie i sprawdzać, co kryje się pod egzotycznym dla nich terminem. W trakcie naszej prezentacji nie budujmy zdań wielokrotnie złożonych. Niech podmiot znajduje się blisko orzeczenia. Stawiajmy na przejrzystość zgodnie z zasadą „jedno zdanie – jedna myśl”. Nie używajmy również strony biernej, która sprawia, że nasza wypowiedź traci charakter. Ta ostatnia formuła jest skuteczna, jeśli chcemy odciąć się od emocji w przekazie.
Błędy argumentacyjne
Gdy nasze argumenty podparte są sprawdzonymi faktami, mamy sytuację idealną. Jeśli nie jesteśmy czegoś pewni, zaznaczmy to lub lepiej w ogóle nie zamieszczajmy w prezentacji. Gdy sięgamy po statystyki, uważajmy, czy nie wyciągamy z nich niewłaściwych wniosków. Podobnie jest z zakładaniem reguły, opierając się wyłącznie na jednostkowych przypadkach. Uogólnianie bez konkretnych dowodów nie doda naszej prezentacji wiarygodności. Uważajmy na błędne analogie! Nietrafione podobieństwa w naszym wywodzie na pewno nie sprawią, że będziemy brzmieć przekonująco. Nie proponujmy też fałszywej alternatywy, kiedy inne opcje są oczywiste. Nie łączmy również niezwiązanych zdarzeń wbrew logice.
Emocje i wezwanie do działania
W kolejnym etapie prezentacji wizualizujemy, jakie konsekwencje przyniosą zmiany, które wprowadzimy. Uwypuklamy korzyści w dłuższej perspektywie dla osób zaangażowanych w proces. Pytania retoryczne zadawane w odpowiednim momencie, umiejętne dawkowanie niedopowiedzeń, nagromadzenie obrazów działających na wyobraźnię – to elementy odwołujące się do sfery emocjonalnej. Stanowią kolejną istotną część formuły prezentacji, jednakże ważne jest, byśmy nie przeszarżowali. Używajmy zdrowych proporcji w argumentacji opartej na emocjach i logice. Na przykład nadmiar pytań retorycznych może wywołać wręcz efekt komiczny.
Na końcu naszego przemówienia wzywamy do działania. W podsumowaniu przypomnijmy najważniejszą część naszego przekazu, by go utrwalić. Dobrze, jeśli w ostatnich zdaniach padnie charakterystyczna, mocna fraza. Niech wywołuje ona konkretne skojarzenia już po wyjściu z sali. Jak podkreśla Przemysław Kutnyj, istotnym jest, z jakimi emocjami zostawimy nasze audytorium i co zostanie w pamięci odbiorców.
CZYTAJ TAKŻE:
