Od razu robić to, co zajmuje mniej niż dwie minuty. 

Jest to zasada, której trzymam się od lat. Trafiła do mnie od Davida Allena z jego książki „Getting Things Done”. Jest to jeden z tych banalnych drobiazgów, który regularnie stosowany czyni ogromną różnicę w skuteczności działania.

Jak działa zasada 2 minut?

Gdy trafia do mnie mail lub sms, z prośbą lub zadaniem, to zadaję sobie pytanie, czy zajmie to mniej niż 2 minuty. Jeśli tak, to od razu to załatwiam. 

Oczywiście podchodzę do tego zdroworozsądkowo. Niekiedy zadanie wyglądające na dwuminutowe, zajmie trzy lub cztery minuty. Jednak, w miarę możliwości, staram się traktować 2 minuty dosłownie. Korzystam tu z doświadczenia innych.
Np. ktoś ze znajomych wpadł w pułapkę „metaforycznych 2 minut” i stosował zasadę natychmiastowego zabierania się za wszelkie krótkie zadania, zamykające się w… kwadransie.
Takie podejście, zamiast ułatwić życie, spowodowało komplikacje. Bowiem jest kolosalna różnica między 2, a 15 minutami. O ile kilka króciutkich zadań zajmie tylko chwilę, o tyle cztery 15-minutówki to już strata całej godziny! Zatem mówiąc o zasadzie 2 minut, mam na myśli dokładnie 2 minuty.
Poniżej opisuję korzyści, jakie widzę w tej metodzie.

1. Jest to skuteczne antidotum na odkładanie i piętrzenie spraw do załatwienia.

Np. skoro już czytam maila z prośbą o link do sklepu online, to od razu odpisuję. Nie odkładam zadania do listy spraw czekających na swoją kolejkę. M.in. dzięki temu, od dawna nie mam na barkach długiej listy ważnych spraw czekających do zrobienia. Brutalna prawda jest taka, że tylko osoby kluczowe mogą liczyć na załatwienie większych tematów. Zaś przygodni znajomi i obce osoby dostają ode mnie odpowiedzi nie wymagające więcej niż 2 minuty.

2. Ta zasada zmusza mnie do dyscypliny czasowej i skracania zadań do koniecznego minimum.

Np. gdy pisze znajomy, który pyta czy u mnie wszystko w porządku, a ja uznaję, że odpowiedź to będzie 2-minutówka, to odpisuję szybko i zwięźle, że „u mnie w porządku, ale masa roboty i chętnie pogadam w drugiej połowie miesiąca”. Nie pozwalam sobie na spędzanie 15 lub 30 minut na opisywanie życia osobistego, gdy mam masę pracy. Przyznam, że mniej sympatyczną konsekwencją takiego podejścia jest moja rezygnacja z rozbudowanych form grzecznościowych w korespondencji.
Zamiast odpisać „Cześć Krzyśku, Miło, że napisałeś. Ostatnio myślałem o Tobie i jestem ciekaw jak poszły rozmowy z Chińczykami. Znając Ciebie, sądzę, że masz to pod kontrolą. Dziękuję, że prosisz mnie o ofertę. Będę wdzięczny za więcej szczegółów, a szczególnie za informację do kiedy i w jakiej formie oczekujesz materiałów ode mnie. Serdecznie pozdrawiam, Bernard”
Raczej napiszę: „Dzięki za zaproszenie! Do kiedy i co mam dosłać? Do usłyszenia, BF”
Rzecz jasna, wiele zależy od charakteru moich relacji z daną osobą, ale przyznaję, że sporo moich smsów i mali zawiera tylko jedno słowo, np. “OK”, “Zgoda”, “Potwierdzam”, “Będę”, “Czekam” itd.

3. Mam więcej czasu i przewidywalności w swojej pracy.

Np. gdy w poniedziałek rano dostaję maila od klienta z pytaniem, czy wystartuję w konkursie ofert, to od razu odpisuję pytaniem o termin i o oczekiwania formalne. Po chwili wiem, że mam być gotów na środę. Więc mogę zaplanować, czy zrobię to w poniedziałek, czy we wtorek. Jeśli bym zwlekał, i zamiast w poniedziałek, dopytał bym o szczegóły we wtorek, to nie miałbym pola manewru.

Tak jak zobaczysz w dzisiejszym materiale wideo, wykonywanie zadań 2-minutowych, nie może pochłaniać całości czasu pracy. Wręcz przeciwnie, na 2-minutówki mam czas pomiędzy dużymi blokami czasu, gdy realizuję czasochłonne prace.
Zobacz film: www.youtube.com/watch?v=srsO_ivAqIo

Co więcej nie każda prośba o sprawę 2-minutową musi być zrealizowana, niektóre trafiają do kosza na śmieci.
Bez względu na to jak twardo to brzmi, wiem, że wszystkiego nie zrobię, więc moim celem jest robienie tylko wszystkiego co ważne, a odpuszczanie tego co dla mnie nie jest ważne.

W mojej opinii trzymanie wysokiej formy skuteczności działania jest możliwe i stosunkowe proste, ale pod warunkiem dbania o asertywność i przyjęcie do wiadomości, że nie wszyscy wokół będą zadowoleni. Myślę, że miarą sukcesu człowieka biznesu nie jest powszechne uwielbienie, ale dotrzymywanie złożonych obietnic i wywiązywanie się ze swoich obowiązków.

Dlatego rekomendując technikę 2-minut, zdaję sobie sprawę, że dla wielu osób jej konsekwentne stosowanie może być sporym wyzwaniem.


Bernard Fruga

Odwiedź nas na Facebooku

Skomentuj

Twój adres e-mail będzie niewidoczny.

*